Investir em GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é uma excelente estratégia adotada por milhares de empresas privadas e órgãos públicos.
A tecnologia, além de agilizar processos e garantir qualidade das informações, também contribui de maneira efetiva no armazenamento de documentos e conteúdos, o que traz muitas vantagens para as instituições que adotam essas ferramentas.
Foi-se o tempo em que era necessário solicitar algum documento e aguardar algum tempo para que um profissional fosse buscá-la nos conhecidos “arquivos mortos”, ou seja, salas que serviam apenas para a guarda de informações que eventualmente poderiam ser solicitadas.
Muitas das vezes o documento não era encontrado ou, ainda, estava deteriorado a ponto de não poder servir como apoio às decisões que precisavam ser tomadas.
Felizmente, esse tempo ficou na história e hoje o GED é uma realidade que atende as necessidades das mais diversas áreas. Neste post, apresentaremos detalhes a esse respeito!
O que é GED?
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma estratégia baseada na tecnologia, que tem por objetivo fazer a gestão de todas as informações de uma organização através de processos digitais.
Através de sistemas e ferramentas desenvolvidas especialmente para esse fim, é possível, com relação a todos os documentos de uma instituição:
- capturar,
- processar,
- armazenar,
- indexar,
- compartilhar,
- realizar cópias (backups).
De acordo com a Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (Fecomercio), o período médio de guarda de documentos em uma instituição privada é de 5 anos.
No entanto, as folhas de pagamento e registros eletrônicos precisam estar armazenados por 10 anos, já para dados relativos ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) será necessário ter informações dos últimos 30 períodos anuais.
No caso de instituições públicas, o armazenamento desses e de todos os outros dados envolvendo processos de toda ordem, informações a respeito dos cidadãos, empresas e documentos gerados não possuem data de vencimento.
Isso significa um volume muito grande de conteúdos e documentos que precisam estar à disposição, caso exista a necessidade de alguma consulta futura.
Quais são os principais benefícios de investir em GED?
Diante da realidade e necessidade dos órgãos públicos, a primeira vantagem obtida através do GED está relacionada à disponibilidade das informações.
Além disso, essa tecnologia oferece outros grandes benefícios, como, por exemplo:
Mais produtividade
Uma boa solução de GED possibilita que em segundos qualquer documento ou conteúdo seja recuperado.
Isso se dá em função da digitalização dessas informações que ficam armazenadas em provedores e, a partir de uma pesquisa, podem ser acessadas por todo usuário que possua autorização para isso.
O resultado é evidenciado na satisfação da pessoa que está em busca de alguma informação e na facilidade com que as tarefas passam a ser realizadas, sem riscos de perda de documentos ou de sua deterioração.
Controle total
Outro ponto importante e que garante transparência e possibilidades de auditorias e fiscalização está em controlar de forma completa os dados que foram acessados, apresentando:
- usuário que fez o acesso,
- quais documentos foram acessados,
- qual o equipamento de acesso utilizado,
- data e horário,
- processos realizados a partir da captura de alguma informação.
Todos esses controles são registrados em tempo real e ficam a disposição para que se possa identificar detalhes operacionais realizados com formulários, documentos, controles e conteúdos armazenados digitalmente.
Redução de custos
Outro grande benefício obtido através do GED diz respeito à redução de custos.
Documentos digitalizados possuem validade legal, por isso são considerados oficiais e podem ser utilizados em processos administrativos e judiciais.
A partir disso, a quantidade de impressões é bastante reduzida, pois muitos documentos podem ser transmitidos de forma eletrônica.
Além disso, reduzem-se custos a partir da liberação de salas e equipamentos que são utilizados para a armazenagem dos documentos, portanto, há mais espaço físico disponível para outras tarefas.
Agora que você sabe mais a respeito das vantagens de órgãos públicos realizarem investimentos em GED, acesse nosso site, conheça a Plataforma NuvGov e o que ela pode fazer por sua instituição ou empresa pública!
(Imagens: divulgação)
