As empresas e as diversas áreas da administração pública devem estar atentas à gestão de documentos governamentais.
Todos os dias milhares de documentos são emitidos e esses precisam ser arquivados para uma eventual consulta.
Os chamados “arquivos mortos” ocupam muito espaço e as cópias físicas se deterioram na medida do passar do tempo.
Além disso, as dificuldades para a localização e consulta são complexas, pois é preciso extrema atenção no momento do arquivamento e muitas vezes uma pasta deslocada indevidamente causa grandes transtornos aos interessados.
Neste post, apresentaremos as 3 principais vantagens de digitalizar documentos governamentais. Continue lendo e saiba detalhes sobre esse importante assunto!
Quais são as vantagens de digitalizar documentos governamentais?
Digitalizar documentos governamentais é uma medida que precisa ser avaliada por todas as empresas e órgãos da administração pública.
Excetuando-se aqueles que precisam estar impressos por força de lei, a digitalização é uma maneira eficiente e legal de armazenamento, diminuindo custos e facilitando os processos de busca da informação.
Nessa operação, destacam-se, além do exposto, 3 vantagens que fazem toda a diferença para a organização e modernização administrativa. Vamos conhecê-las:
Reduzir o uso de papel
Vivemos uma época em que a redução no uso do papel é fundamental para a diminuição de custos e na preservação do meio ambiente.
Segundo o Portal Pensamento Verde, para cada 20 resmas de papéis utilizadas no dia a dia, uma árvore precisou ser derrubada.
Além disso, para cada folha de papel A4 produzida são necessários 10 litros de água.
Diante desses números, não é difícil imaginar os problemas ocasionados ao meio ambiente, pois, mesmo que existam os reflorestamentos específicos para esse tipo de produção, uma floresta nativa precisou ser derrubada para a ocupação dessas novas árvores.
Além disso, são sérios os problemas no abastecimento de água potável, portanto, nada melhor do que economizá-la.
Outro fato importante, relacionado a economia do papel, diz respeito ao aproveitamento dos espaços físicos, pois se substitui as salas de arquivos por armazenamento em discos rígidos, localizados em algum data center (nuvem) que oferece:
- segurança,
- integridade,
- agilidade na localização.
Facilitar o acesso
Outro benefício que merece destaque está relacionado a facilidade com que o acesso às informações são realizadas.
Enquanto que em um processo físico existe a necessidade de todo um controle de armazenamento dos documentos envolvendo, sala, arquivo, prateleira e pasta, um documento digitalizado é localizado através de algum dado específico que é digitado no sistema de busca, tais como:
- data,
- nome do envolvido,
- endereço, etc.
Em segundos, o documento está disponível para ser analisado, podendo ainda ser anexado a mensagens e remetido ao interessado.
Aumentar a eficiência
A terceira vantagem observada é um aumento substancial da eficiência nos trabalhos de arquivamento e busca por documentos governamentais.
Todo o trabalho é simplificado e toda pessoa autorizada (login e senha) pode acessar o banco de dados e fazer as buscas necessárias para a localização de algum processo que precisa ser avaliado.
Como resultado, alcança-se a satisfação do cidadão e dos servidores públicos que necessitam acessar processos e documentos.
Conheça a Plataforma NuvGov!
Uma das maneiras de contar com todos esses benefícios está na contratação da Plataforma NuvGov, onde uma ferramenta chamada SCAN é disponibilizada, permitindo a digitalização, indexação automática e geração de documentos digitais com validade legal.
O SCAN possibilita a captura, processamento, armazenamento, indexação, compartilhamento e cópia de documentos e informações geradas ou recebidas por sua instituição, empresa ou órgão do poder público.
Além disso, os documentos são integrados aos outros módulos da solução NuvGov, possibilitando uma gestão de alta qualidade e garantindo precisão, agilidade e diferenciais no atendimento das necessidades do cidadão e da sociedade.
Agora que você sabe mais a respeito do processo de digitalização de documentos governamentais, mas precisa de detalhes a esse respeito, faça contato conosco e conheça a estrutura e soluções que oferecemos a nossos clientes distribuídos por todo o Brasil!
(Imagens: divulgação)
