A busca avançada na gestão de documentos é fundamental para empreendimentos que possuem grandes volumes de conteúdos e informações que precisam ser disponibilizados a seus cidadãos, clientes, funcionários ou colaboradores.
Esse recurso permite que em poucos segundos qualquer documento possa ser acessado e avaliado por usuários que dependem da informação para o cumprimento de suas obrigações ou tomada de decisão.
Esse é o caso de órgãos públicos e empresas que dependem da qualidade, rapidez e segurança nos acessos ao banco de dados para a obtenção de documentos envolvidos em processos que precisam ser analisados.
De acordo com um estudo realizado pela Gartner, 60% dos investimentos governamentais envolvendo a Inteligência Artificial e Análise de Dados vão propiciar a conectividade e integração das informações em 2024.
Isso significa a disponibilidade de recursos e tecnologia envolvendo a disponibilidade da informação e a busca avançada na gestão de conteúdos, uma necessidade premente para organizações que necessitam de agilidade e desejam oferecer qualidade a quem busca por documentos!
A busca avançada e o sistema ECM
A sigla ECM significa Enterprise Content Management, ou seja, Gestão de Conteúdo Empresarial.
Trata-se de um conjunto de recursos destinados ao tratamento de conteúdos, possibilitando:
- captura,
- armazenamento,
- ativação,
- análise,
- automação.
Na prática, trata-se de soluções tecnológicas que possibilitam o tratamento de informações e documentos, facilitando as operações e possibilitando que usuários possam de maneira segura e rápida ter acesso ao que estão procurando.
A busca avançada é uma ferramenta que permite essa localização, mesmo que o usuário possua apenas alguns poucos dados a respeito do conteúdo que deseja acessar.
Busca simples e Busca avançada
As soluções ECM trabalham tanto com buscas simples como com avançadas.
A busca simples é aquela que pode ser realizada a partir de uma pesquisa envolvendo:
- datas,
- usuário que criou o documento,
- tags (adicionadas ao documento),
- signatário (informando e-mail ou número de WhatsApp).
Acontece que nem sempre essas informações estão disponíveis a quem precisa fazer a pesquisa, portanto, nesse caso, será necessário que uma busca avançada seja realizada.
Diante dessa situação, o usuário pode realizar a busca através do número do CPF ou CNPJ de alguém envolvido, ou ainda via a digitação de um termo e palavra-chave que faça parte do documento que se esteja procurando.
O sistema irá buscar no banco de dados todos os conteúdos que tenham relação com a pesquisa realizada, ou seja, em segundos se encontra o documento desejado.
Os impactos da ferramenta na rotina de gestão documental
Certamente, você já deve ter percebido o quanto essa ferramenta impacta a rotina da gestão documental, pois todo o processo é facilitado e agilizado a partir da busca avançada.
Empresas, entidades e órgãos governamentais que atuam com grandes volumes de documentos e informações passam a trabalhar de uma maneira muito mais dinâmica, eficiente e ágil.
Poder contar com pesquisas digitais para a recuperação de documentos e conteúdos é um diferencial enorme quando comparado com organizações que ainda possuem todo o processo manual e toneladas de papéis arquivados nos tradicionais “arquivos mortos”.
Além disso, ter à disposição uma ferramenta de busca avançada é um benefício incomparável para quem necessita desse recurso no dia a dia das suas atividades.
Como resultado, adquirem-se clientes e cidadãos satisfeitos, colaboradores ágeis e precisos, além de resultados positivos para a sua organização.
Para saber mais a esse respeito, vale a pena acessar nosso site e conhecer a solução ECM da NuvGov, uma Central de Inteligência dessa Plataforma que permite a automação de todos os processos!
(Imagens: divulgação)
