O BPMS, sigla para Business Process Management System (ou Suite), significa em português: Sistema de Gestão de Processos de Negócios.
Essa ferramenta é bastante utilizada nas empresas privadas com o objetivo de organizar suas tarefas.
Um dos maiores problemas observados na administração pública diz respeito ao acompanhamento e retorno das informações para as pessoas interessadas.
Infelizmente, são comuns os processos que acabam “perdidos” no dia a dia das operações, quando prejuízos podem ser observados ou a insatisfação de quem aguarda algum tipo de retorno é perceptível.
Neste post, apresentaremos o BPMS e de que forma ele pode colaborar no controle dos processos do setor público. Continue lendo e saiba mais sobre o assunto!
O que é BPMS?
BPMS é uma solução digital desenvolvida com o objetivo de modelar, executar, controlar e monitorar os processos de forma automatizada.
O uso dessa solução permite que sejam definidas as modelagens dos negócios, ou seja, qual o fluxo que precisa ser seguido para que determinada ação resulte no retorno de alguma informação ou conclua algum processo que precisa ser finalizado.
A partir dessa ação, a solução providência o controle das execuções das diversas tarefas que garantem o cumprimento do fluxo programado.
Na medida em que as tarefas fluem, regras de negócios podem ser definidas, colaborando de forma automática para ações que devem ser realizadas em função das situações avaliadas pelo sistema, quando consultas a dados ocorrem e sinalizações a esse respeito facilitam as decisões.
Por fim, a solução controla o tempo de cada tarefa e monitora o andamento do processo, sinalizando de forma automática:
- atrasos,
- erros,
- enganos.
Além disso, registra todas as tarefas realizadas, apontando quem fez, quando e qual foi a solução tomada para cada situação.
Como gerar resultados no setor público com BPMS?
O BPMS é muito útil no setor público, onde todos os dias muitos processos são abertos, como, por exemplo:
- solicitações,
- reclamações,
- sugestões,
- dúvidas,
- elogios.
Com o apoio de uma solução que controla cada uma dessas atividades, fica fácil acompanhá-la e verificar em tempo real qual a sua situação.
Mais do que isso, pode ser determinado um tempo para cada ação, onde a própria solução comunica ao responsável possíveis atrasos, além de fazer consistências sobre as tarefas realizadas.
Os resultados na implantação de uma solução BPMS são:
- agilidade nas tarefas,
- diminuição significativa de erros e enganos,
- monitoramento das tarefas realizadas e a realizar,
- avaliação da equipe de trabalho,
- localização dos pontos fracos dos setores,
- gestão de qualidade,
- satisfação do cidadão.
Como se observa, essa solução é perfeitamente aderente ao setor público, onde, a partir da sua implantação, a qualidade das tarefas e as respostas para os processos serão percebidos em curto espaço de tempo.
Conheça a plataforma da NuvGov
A plataforma NuvGov incorpora um sistema BPMS e colabora efetivamente na gestão das empresas públicas e órgãos governamentais.
Além de todos os processos já mencionados no atendimento às solicitações realizadas pelo cidadão, a solução também é fundamental para a organização e monitoramento de outras tarefas existentes em qualquer organização.
Isso significa organizar e monitorar as atividades envolvendo todos as diversas áreas da administração pública, tais como:
- compras e suprimentos,
- financeiro,
- arrecadação,
- obras,
- recursos humanos, etc.
Através da implantação dessa ferramenta voltada a gestão de processos, é possível:
- analisar e compreender o estágio inicial e desempenho das atividades,
- identificar os gargalos e limitadores,
- entender os papéis e responsabilidades,
- definir e padronizar os fluxos e regras voltadas às melhorias,
- definir os indicadores de desempenho e monitoramento,
- realinhar as metas de acordo com as estratégias e necessidades.
Agora que você conhece mais a respeito da solução BPMS, acesse o site da NuvGov e saiba de que maneira podemos contribuir para uma gestão de qualidade e sucesso em sua instituição pública!
(Imagens: divulgação)
