A gestão eletrônica de documentos vem a cada dia conquistando espaço no mercado corporativo e também nas instituições governamentais.
As escolas, em função de suas atividades, são obrigadas a manter arquivadas uma grande quantidade de documentos, atendendo a legislação e as consultas realizadas por alunos, pais e todo aquele que necessita de informações envolvendo o meio acadêmico.
Diferente do que muitos pensam, nesse meio a quantidade de informações que precisa estar à disposição para consultas é enorme, como:
- matrículas,
- contratos,
- atestados,
- históricos,
- diplomas,
- certificados,
- comprovantes,
- trabalhos,
- recibos, etc.
Essa necessidade acaba obrigando a instituição a ocupar um grande número de arquivos físicos e salas que precisam estar adequadas para poderem garantir a qualidade na guarda desses papéis.
Neste post, apresentaremos os benefícios que o setor educacional conquista a partir da gestão eletrônica de documentos. Continue a leitura e confira detalhes a esse respeito!
Benefícios da gestão eletrônica de documentos para a eficiência educacional
Antes de entrarmos nos benefícios da gestão eletrônica de documentos para garantir a eficiência das atividades que envolvem o setor educacional, vale a pena conhecermos alguns detalhes.
De acordo com o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal (Siga), a guarda dos materiais das instituições de educação federais envolve a sua eliminação apenas após o período de validade.
Muitos deles precisam de uma guarda permanente, ou seja, terão que estar à disposição para eventuais consultas por tempo indeterminado
Dentre aqueles que podem ser eliminados, o período de validade varia entre 1 e 50 anos, portanto, estamos falando de uma quantidade muito grande de papéis que precisam ser guardados de maneira organizada.
Para isso, a tecnologia apresenta a digitalização, uma maneira que facilita e possibilita grandes benefícios para a gestão escolar.
Automatização de processos administrativos
Instituições de ensino, sejam elas públicas ou privadas, independente dos alunos que atende, ou seja, desde a educação infantil a níveis de pós-graduação, devem buscar pela automação dos seus processos administrativos.
A utilização de sistemas eletrônicos facilita os processos de matrículas e registros acadêmicos, diminuindo consideravelmente o tempo gasto com as atividades burocráticas e aumentando a produtividade da instituição.
Redução de custos operacionais
Diminuir o uso de papel e impressões reduz substancialmente os custos das instituições de ensino, gerando economia e grandes benefícios financeiros.
São milhares de folhas que deixam de ser impressas, economizando papel e cartuchos de tintas, além da redução da compra e manutenção de impressoras e da necessidade de espaço físico para o armazenamento dos documentos.
Melhoria na organização e acessibilidade das informações
A digitalização e a gestão eletrônica de documentos permite que o acesso à informação ocorra de maneira rápida e segura, onde, a partir de algum campo-chave, consegue-se em segundos acessar o que foi solicitado.
Todos os documentos passam a ser centralizados em um banco de dados. Então, a partir de um login e senha, o usuário autorizado consegue acessá-los, encaminhá-los e, se for o caso, imprimi-los.
Segurança e conformidade com legislações
Todo o processo legal também é facilitado a partir da gestão eletrônica de documentos, tornando-se possível e viável o atendimento à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), garantindo o bom uso e confidencialidade das informações.
Além disso, uma boa solução de armazenagem elimina as possibilidades de perda de dados e até mesmo de acessos não autorizados, garantindo segurança, rapidez e qualidade da informação.
Sustentabilidade e impacto ambiental positivo
Por fim, a sua instituição de ensino passa a contribuir de maneira efetiva através de práticas sustentáveis.
Para se ter ideia, de acordo com um estudo realizado pelo Instituto Akatu, para se produzir uma folha de papel A4 são necessários 2 litros de água.
Faça rapidamente o cálculo a respeito de quantas folhas estão arquivadas em sua instituição e observe a quantidade de água utilizada, sem contar o consumo de energia elétrica e as árvores derrubadas para a produção desses papéis.
Como se observa, a gestão eletrônica de documentos tem muito a colaborar com a eficiência educacional, trazendo benefícios para todos, inclusive para o meio ambiente.
Para conhecer mais a esse respeito, vale a pena fazer contato com a NuvGov para obter detalhes da solução Education. Acesse e confira!
(Imagens: divulgação)
