A implementação da cultura de papel zero nunca foi tão importante como atualmente.
Conhecida também como paperless, trata-se da eliminação ou significativa redução do uso de papel no dia a dia das operações.
O motivo para isso está relacionado a:
- preservação do meio ambiente,
- redução de custos,
- aumento da produtividade,
- otimização do tempo,
- segurança no armazenamento das informações,
- menor dependência de ambientes físicos,
- impacto social positivo.
Tomando-se apenas o primeiro item como exemplo, conforme o Instituto Akatu, para se produzir 1 quilo de papel são necessários 540 litros de água, um recurso vital que se torna cada vez mais escasso em todo o mundo.
Neste post, apresentaremos detalhes de como implementar a cultura de papel zero na gestão pública. Continue lendo e saiba mais a respeito!
Papel zero: passos essenciais para implementá-lo na gestão pública
Como vimos, considerando apenas a água, percebe-se que precisamos diminuir o consumo de papel imediatamente, no entanto, os problemas ambientais vão muito além do desperdício desse recurso natural, envolvendo poluição e desmatamento.
Além disso, todo o processo administrativo torna-se mais simples e organizado a partir de documentos digitalizados.
A implementação da cultura de papel zero para alcançar os seus objetivos precisa estar acompanhada de algumas ações, como veremos a seguir:
Definir um sistema digital
O primeiro passo está na definição de um sistema digital que atenda a demanda da instituição.
Com os avanços tecnológicos e as possibilidades do uso de canais digitais, é possível que todos os processos possam ter o seu encaminhamento através de sistemas que atendam a essa necessidade.
Um bom exemplo disso é a utilização da solução SCAN da NuvGov, onde se torna possível tratar de documentos e conteúdos a partir da:
- digitalização,
- tratamento de imagens,
- classificação,
- validação,
- indexação automática,
- exportação,
- geração de documentos digitais com validade legal.
Realizar o planejamento interno
A partir da definição de um bom sistema de apoio à digitalização dos processos, será necessário preparar a equipe de servidores para esse movimento.
Isso significa apresentar metas a serem alcançadas, prazos para implementação e como cada pessoa envolvida nos processos irá contribuir para que o sucesso seja alcançado.
Portanto, trata-se de capacitar os servidores e envolvidos a utilizarem os novos recursos e conscientizá-los a respeito do projeto e da implantação da cultura de papel zero.
Implementar o sistema e avaliá-lo
Com o sistema implantado e a equipe treinada, é hora de colocar em produção as tarefas que passam a ser digitais.
Para isso, o ideal é iniciar o processo de forma gradativa, portanto, com a implementação de um único setor, onde se possa acompanhar os resultados e verificar as principais dúvidas da equipe.
Na sequência, tudo fica mais fácil para que os outros setores também sejam inseridos no projeto, uma vez que possíveis erros e ajustes já terão sido corrigidos.
As vantagens de tornar a gestão pública papel zero
Além de colaborar de forma efetiva com o meio ambiente e de melhorar todos os processos da gestão pública, a implementação da cultura de papel zero possibilita que os conhecidos “arquivos mortos” sejam eliminados, desocupando espaços e possibilitando que os documentos e conteúdos sejam arquivados em nuvem.
Isso melhora significativamente a segurança dos dados e de todos os documentos, facilitando as consultas e disponibilizando em segundos conteúdos a partir de pesquisas realizadas através de alguma palavra-chave, como:
- protocolo,
- nome,
- endereço,
- documento, etc.
Todas as rotinas de trabalho dos servidores são facilitadas e o atendimento ao cidadão sofre melhorias expressivas, pois os retornos às consultas são rápidos e precisos.
Através da cultura de papel zero, ocorre a desburocratização dos processos, a economia de recursos e a otimização das tarefas a serem realizadas.
Como se percebe, todos ganham a partir da implementação do paperless.
Agora que você conhece detalhes a esse respeito, saiba mais sobre a solução SCAN da NuvGov e confira as funcionalidades disponíveis para transformar a administração pública de sua instituição!
(Imagens: divulgação)
