A gestão de processos é determinante no sucesso das operações de qualquer empreendimento e no setor público a situação não é diferente.
A base para que as atividades de um setor alcancem seus objetivos está apoiada nos seguintes princípios:
- treinamento dos servidores,
- organização das rotinas,
- acompanhamento e mensuração dos resultados,
- ferramentas tecnológicas de apoio.
A falta de qualquer um desses itens impede que as tarefas sejam realizadas com qualidade e consequentemente que bons serviços sejam prestados a administração pública e à sociedade.
Um estudo realizado pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID), mostrou que no Brasil o cidadão leva em média 5,5 horas para realizar um único procedimento burocrático, precisando retornar mais vezes ao órgão público para concluir aquilo que deseja.
O estudo mostra que a digitalização desses processos diminuiria o tempo em 74% e reduziria significativamente os custos operacionais quando comparado ao modelo tradicional.
Neste post, apresentaremos a importância do workflow na otimização da gestão de processos do setor público. Continue lendo e conheça detalhes a esse respeito!
Quais são os maiores desafios na gestão de processos no setor público?
Os maiores desafios na gestão de processos no setor público estão relacionados à modernização de suas operações.
Isso significa adotar soluções tecnológicas que possibilitam o controle completo das tarefas, colaborando para que os processos sigam o fluxo de suas operações com:
- agilidade,
- qualidade,
- eficiência.
Para isso é necessário que seja utilizado uma metodologia que faça o mapeamento e o acompanhamento de todas as tarefas vinculadas aos processos, sejam eles voltados a atender a uma demanda do cidadão ou nas atividades internas do órgão.
A falta de ferramentas adequadas que colaboram com essas atividades, acabam repercutindo negativamente nos resultados, pois não são raros os casos onde solicitações se perdem em meio a burocracia.
O que é o workflow e como ele pode contribuir na superação desses desafios?
O workflow é uma ferramenta que estabelece rotinas organizacionais que otimizam e aceleram os processos.
Através desse sistema, é possível definir o fluxo das tarefas realizadas para que se tenha sucesso na gestão de processos do setor público.
Essa ferramenta, após a definição das rotinas, apresenta para cada tarefa:
- o que precisa ser realizado,
- validação das atividades efetuadas pelo servidor,
- qual a próxima etapa do processo,
- mensuração do tempo, qualidade dos trabalhos e resultados obtidos.
A ferramenta, além de acompanhar e validar as atividades, sinaliza ao servidor e supervisores o andamento das tarefas, apontando possíveis inconsistências que possam estar ocorrendo.
Isso significa eliminação de erros, esquecimentos e perda de informações, situações que ocorrem com bastante frequência em órgãos públicos que possuem grande demanda de atividades a serem realizadas.
As vantagens da solução workflow da NuGov para a gestão de processos
Contar com a solução workflow da NuvGov, você vai ter a certeza que a gestão de processos está acontecendo com qualidade e eficiência.
Isso porque a experiência da empresa e as funcionalidades implementadas na solução permite que detalhes da administração pública estejam incorporadas à ferramenta, facilitando as tarefas e garantindo a satisfação do cidadão.
Baseado na tecnologia BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation), torna-se possível criar fluxos de trabalhos 100% digitais, oferecendo:
- configuração de etapas do processo,
- configuração de múltiplos setores responsáveis pelas atividades,
- padronização dos atos processuais,
- definição de SLA para cada etapa,
- aprovação ou reprovação da solicitação pertinente ao processo em fluxo.
Como se observa, a implantação do sistema de workflow na gestão de processos é o responsável por grande parte do sucesso operacional do setor público.
Para conhecer mais a esse respeito, entre em contato conosco e confira detalhes do WORKFLOW da NuGov, uma solução avançada para a gestão de fluxos e processos da sua organização!
(Imagens: divulgação)
