Soluções tecnológicas para os municípios brasileiros
Desenvolvemos plataformas e processos para a transformação digital dos órgãos e empresas públicas.
A implantação do conceito de Governo Digital permite que os entes públicos abandonem antigos processos ineficientes e burocráticos, obtendo maior eficiência na Administração e ainda reduzindo custos.
ECM – Enterprise Content Management
O ECM é a Central de Inteligência da Plataforma NuvGov, que permite a automação de processos de negócios, nos quais os documentos, informações e tarefas passam de colaborador para colaborador, seguindo uma determinada hierarquia e de acordo com um conjunto pré-estabelecido de regras. Ele gerencia todo conteúdo relacionado aos processos da empresa, da captura e armazenamento ao controle de versões, pesquisas, distribuição e preservação de dados, possibilitando ainda:
- Integração com Active Directory (AD) para definição de perfis de acesso
- Controle de permissões para gestão de arquivos e conteúdos, com integração com softwares instalados no computador para edição de conteúdo
- Integração segura para acesso a bases externas
- Pesquisa avançada por conteúdo, índices e estrutura de pastas virtuais
- Transparência e fácil visualização de todas as etapas dos processos
- Possibilidade de criação de formulários eletrônicos agrafados ao fluxo
- Gráfico e relatórios para melhor controle dos status e gargalos das atividades gerenciadas
BPMS – Business Process Management Suite
A Plataforma da NuvGov incorpora um sistema BPMS (Business Process Management Suite) que permite automatizar o gerenciamento de processos de negócios.
O BPMS é uma ferramenta que permite visualizar todos os processos da empresa, possibilitando revisar e automatizar os mesmos para melhor alinhamento e eficiência com os objetivos estratégicos e incorpora as seguintes possibilidades:
- Análise e compreensão do estágio inicial e desempenho dos processos
- Identificação de gargalos e limitadores
- Entendimento dos papéis e responsabilidades
- Definição e padronização de fluxos e regras para melhoria
- Definição de indicadores de desempenho e monitoramento
- Realinhar as metas de acordo com as estratégias e necessidades
SCAN – Digitalização, indexação automática e geração de documentos digitais com validade legal
O SCAN é uma ferramenta incorporada à Plataforma NuvGov que permite a digitalização, tratamento de imagem, classificação, validação e exportação de documentos. Podendo iniciar ou alimentar de forma automática determinado processo de trabalho.
A ferramenta é baseada no conceito de GED – Gerenciamento ou Gestão Eletrônica de Documentos que é uma plataforma tecnológica que permite capturar, processar, armazenar, indexar, compartilhar e fazer backup de documentos e informações de uma empresa.
O SCAN possui módulos para captura de documentos e informações através de desktop, web e até mesmo dispositivos móveis (celulares e tablets) com recursos de processamento avançado de imagens, garantindo que o documento digitalizado possua a máxima legibilidade e qualidade no menor tamanho, além de identificá-lo e classificá-lo de forma automática. Desta forma o cliente possui mobilidade para efetuar o trabalho de digitalização onde estiver, utilizando recursos para filtro e melhoria de imagem automatizados.
WORKFLOW – Gestão de Fluxos e Processos
Solução Avançada para a Gestão de Fluxos e Processos que possibilita a gestão e criação de processos para estar integrado a todos os demais.
Baseado na tecnologia BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation), é possível realizar a criação de fluxos de trabalho 100% digitais, permitindo uma visão completa dos processos diários da empresa de forma organizada, gerenciável e previsível para um maior controle da produtividade e eficiência das rotinas empresariais. Esta solução oferece as seguintes possibilidades:
- Configuração de etapas do processo, onde a demanda só poderá ser encaminhada na ordem pré-estabelecida, sem pular etapas
- Configuração de múltiplos setores responsáveis por avançar o processo para uma próxima etapa
- Configuração de etapa sem setor previamente responsável, onde o usuário pode movimentar para qualquer setor da organização
- Possibilidade de inclusão de modelo de texto padrão em cada etapa, permitindo a padronização dos atos processuais
- Definição de SLA ideal para cada etapa, sendo que esta informação do tempo decorrido e tempo ideal fica visível a todos os envolvidos no processo
- Marcar anexos do processo como aprovados ou reprovados. Quando reprovados, permite incluir uma observação textual sobre o motivo da recusa
App NuvGov
APLICATIVO (APP) DESENVOLVIDO PARA O CIDADÃO
Os aplicativos (APP NuvGov) são totalmente integrado à plataforma NuvGov e foram pensados para aproximar a gestão pública com o cidadão, além, é claro, de permitir que o servidor público facilite seu trabalho e comunicação interna com o órgão na versão específica para estes.
Com o APP NuvGov o órgão pode promover todas as ações de comunicação e interação com o cidadão, cobrindo diversas demandas e serviços integrados diretamente na plataforma de forma rápida e prática, permitindo que o cidadão saiba tudo sobre sua cidade (ou órgão específico) e o gestor saiba tudo sobre sua comunidade.
O APP NuvGov foi desenvolvido pensando na escalabilidade de processos, fazendo MUITO MAIS com MUITO MENOS trabalho, e dando ao contribuinte a possibilidade de resolver suas necessidades sem ir PRESENCIALMENTE ao órgão público.
Com o APP NuvGov pode-se promover todas as ações da gestão pública de forma transparente e eficiente, além disto, pode ser usado para:
- Conscientizar o contribuinte de todos seus direitos, deveres e benfeitorias realizadas
- Divulgar Eventos Sociais, Novas obras e melhorias que o órgão queira comunicar
- Gerenciar e comunicar-se diretamente por: Podcasts, Youtube e as redes sociais
- Usá-lo para ser o canal do e-SIC e ouvidoria
MÓDULO MEMORANDO/DESPACHO (COMUNICAÇÃO INTERNA)
Este módulo permite a troca de informações entre setores através da comunicação pública ou privada entre o remetente e o destinatário, possibilitando a movimentação de documentos por meio de despachos ou atualizações, possibilitando anexar documentos, inserir considerações e dar prazos para controle, com as seguintes funções:
- Dispõe de consulta de data/hora que cada usuário recebeu, com possibilidade de respostas
- Arquiva o memorando e silenciar
- Encaminhar o memorando/circular
- Possibilita criar prazo para execução de determinada atividade
- Função de geração de folha de rosto para impressão, permitindo a identificação e movimentação de processos ou materiais não digitais
- Anexar múltiplos arquivos ao enviar um memorando ou em suas movimentações
- Utilizar modelos de documentos disponíveis em repositório da organização ou do setor
- Geração do documento redigido em formato PDF para assinatura eletrônica
- Inclusão de múltiplos prazos no memorando para controle em calendário
- Listar os setores envolvidos no documento, atualizando automaticamente a cada movimentação que envolve um novo setor
- Exibir o status de resolução do documento nos setores envolvidos
- Exibir em formato de linha do tempo as ações realizadas dentro do documento
MÓDULO CIRCULAR (COMUNICAÇÃO INTERNA)
Permite a troca de informações internas na organização entre um setor e diversos outros, com data e hora de recebimento, acesso, leitura ou resposta. Este módulo permite anexação de diferentes documentos, tornando-se útil nos comunicados a grupos de servidores, além de oferecer:
- Movimentações por meio de encaminhamentos
- Permite a pesquisa do destinatário por parte do nome do responsável/setor
- O assunto pode ser digitado ou pesquisado em lista pré cadastrada
- Permite assinatura de mais de um usuário
- Possibilita criar prazos para execução de determinada atividade
- Possibilita criar prazo para arquivamento automático
- Dispõe de consulta da data/hora que cada usuário de cada setor recebeu com a possibilidade de respostas à circular, podendo esta ser aberta (todos os envolvidos na circular podem visualizar) ou restrita (somente usuários do setor remetente podem visualizar)
- Possibilidade de anexar arquivos ao enviar a circular ou em suas atualizações/despachos (respostas e encaminhamentos)
MÓDULO PROTOCOLO DIGITAL (PAC)
O Protocolo Digital é iniciado a partir de qualquer demanda que necessite da atenção do órgão, seja ela proveniente da carta de serviços ou de um requerimento específico. Após a abertura deste trâmite, o fluxo percorrerá os setores responsáveis conforme desenho pré-definido até a sua finalização (devolução ao contribuinte), possibilitando ainda:
- Acesso externo ou interno
- Dispõe de modos de visualização em lista (tabelado) ou por prazo
- Possibilita o registro de qualquer tipo de documento, com histórico do seu recebimento e tramitação, até seu encerramento
- Permite acesso aos dados do protocolo por meio de código ou login do emissor
- Permite o cadastramento do roteiro inicial padrão de cada solicitação por assunto e finalidade
- A lista de assuntos pode ser pré-cadastrados de modo a facilitar a escolha do tipo de demanda por meio de menu de escolha
- Dispõe de comprovante de atendimento após abertura da solicitação
- Possibilita a inclusão de anexos nos processos, podendo ser imagens, documentos, planilhas, etc
- O setor de destino do atendimento poderá acessar diretamente o histórico ou documento específico, com total liberdade de encaminhar ou responder a alguém internamente ou diretamente ao requerente
- Permite a roteirização do assunto
- Dispõe de avaliação do atendimento e da gestão pública ao concluir a demanda
- Todos os acessos à demanda e despachos são registrados e possuem listagem de quem acessou, de qual setor e quando
- Dispõe de regras de acesso à demanda
- Possibilita abertura de demanda como: Normal, Sigiloso e Anônimo
MÓDULO OFÍCIO
Desenvolvido para atender qualquer demanda de envio de ofícios para órgãos públicos e privados. O ofício é gerado dentro da prefeitura e remetido de forma oficial e segura com assinatura digital por e-mail, com as seguintes possibilidades:
- Possibilidade de notificação por SMS
- Recebe respostas dos ofícios
- QRCode para cada ofício enviado
- Possibilidade de envio de documentos oficiais ao público externo com e-mails rastreados
- Recebe respostas dos Ofícios via sistema (Central de Atendimento) ou quando o destinatário responder o e-mail de notificação
- Oferece a transparência de movimentações e todo o histórico mantido no sistema
- Utilização de base única de contatos para todos os módulos da plataforma
- Possibilidade de geração de QR-Code para cada ofício enviado
MÓDULO OUVIDORIA INTERNA
Pode ser feita pelo site ou diretamente na plataforma, alocando as informações de local e ocorrência. O sistema gerará o comprovante automático de atendimento, permitindo o acompanhamento por ambas as partes, de forma segura e sigilosa, possibilitando também a abertura de um evento de forma anônima. Entre suas principais funções temos:
- Abertura de atendimento via acesso interno
- Possibilita o registro de qualquer tipo de documento
- Permite a roteirização
- Permite encaminhamento, resposta interna ou ao requerente
- Configuração dos assuntos e histórico de atendimentos
- Registro de usuário e data de todo cadastramento ou encaminhamento dos atendimentos
- Todos os acessos à demanda e despachos são registrados
- Criação de regras de acesso
- Permite abrir solicitações como Anônimo ou Sigiloso
MÓDULO OUVIDORIA EXTERNA E E-SIC
O módulo de Ouvidoria Externa e Sistema Eletrônico do Serviço de Informações ao Cidadão (e-SIC) permite que qualquer pessoa, física ou jurídica, encaminhe pedidos de acesso à informação, acompanhe o prazo e receba a resposta da solicitação realizada para órgãos e entidades públicas. Neste módulo será possível oferecer:
- Abertura de atendimento via acesso externo
- O registro de qualquer tipo de documento
- Permite a roteirização
- Permite encaminhamento, resposta interna ou ao requerente
- Configuração dos assuntos e histórico de atendimentos
- Registro de usuário e data de todo cadastramento ou encaminhamento dos atendimentos
- Permite ao solicitante avaliar o atendimento da demanda e a gestão pública
- Todos os acessos à demanda e despachos são registrados
- Criação de regras de acesso
- Permite abrir solicitações como Anônimo ou Sigiloso
- Possibilita o registro de qualquer tipo de documento, com histórico do seu recebimento e tramitação, até seu encerramento
- Possibilidade de ordenação de demandas por prazo, numeração, prioridades, etc.
MÓDULO CITAÇÃO
Utilizado nos processos majoritariamente jurídicos com resolução direta, onde a citação se faz necessária. Por se tratar de uma convocação, é preciso o acompanhamento de todo o processo que será feito através da automação. Inclusive com controle de rastreabilidade e leitura de e-mail, facilitando a comprovação da entrega da mesma.
MÓDULO CARTA DE SERVIÇOS
A Carta de Serviços é o elo de ligação entre órgãos públicos e contribuintes, visando facilitar o acesso aos serviços prestados. O Objetivo será sempre disponibilizar os serviços eletrônicos a serem prestados no site ou portal do órgão, com possibilidade de na abertura da solicitação ser emitido um Protocolo Eletrônico.
MÓDULO DE PARECER
Neste módulo é disponibilizado o controle de emissão de pareceres, permitindo o registro do documento a ser embarcado ou incluído em outro documento, permitindo também o controle automático da numeração e a inserção do mesmo em um processo aberto.
MÓDULO CHAMADO TÉCNICO
Para facilitar a gestão e registrar os chamados técnicos, este módulo permite receber e encaminhar o chamado à setores específicos (como TI por exemplo) após ser aberto por um usuário, seja ele externo ou interno. Nele será possível vincular o número do patrimônio com a mensagem editada pela ferramenta de editor de texto e gerar um histórico de resolução.
MÓDULO PROCESSOS ADMINISTRATIVOS
Disponível para a criação de Processos Administrativos, tais como compras, análise de processos, recursos administrativos, entre outros, criando grupos de trabalhos dinâmicos para englobarem as partes envolvida. Permite ainda:
- Criar grupos de trabalhos, como para licitações por exemplo, permitindo que demandas específicas atinjam usuários de diferentes setores e departamentos
- Criação do processo, encaminhamentos e respostas
- Configuração de rota inicial do processo a partir do assunto ou objeto definido
- Possibilidade de o processo administrativo ser o fluxo estrutural na tramitação, ou seja, diversos documentos acessórios podem ser "incluídos" na linha do tempo do mesmo processo
- Anexar arquivos no processo original ou em seu despacho
- Exposição das assinaturas digitais nos atos do processo
- Configuração para utilização da funcionalidade de Deferido/Indeferido em determinados setores
- Geração automática de numeração para o processo
- Colocação de campos personalizados na abertura do processo ou configuração inicial
- Possibilidade de utilização de modelos pré-prontos de texto, para padronização da abertura e trâmite dos processos
- Inserção de prazos dentro dos processos administrativos
- Possibilidade de solicitar assinatura para outros usuários dentro de um processo ou em qualquer de seus atos
MÓDULO MONITORAMENTO E RELATÓRIOS
Permite acompanhar através de monitor (dashboard) ou de relatórios todas as solicitações e documentos em aberto ou finalizadas. É possível classificar e filtrar qualquer dado existente dentro do sistema. Os relatórios e gráficos auxiliam também na geração de estatísticas do órgão para uso como parâmetros e histórico de controle e acompanhamento. Entre as diversas possibilidades, estão disponíveis as seguintes:
- Monitoramento e Inteligência para Administradores
- Dispõe de acompanhamento em tempo real das estatísticas e visão geral de uso da ferramenta
- Dispõe de Auditoria de uso, todas as ações dos usuários são registradas e com fácil acesso ao Administrador
- Dispõe de visão geral da entidade, com foco em quais setores as demandas não estão sendo resolvidas, lidas ou possuem notas de qualidade baixas, ou gargalos
- Relatório de Uso e quadro de acessos
- Dispõe de acompanhamento, setor por setor, de quais usuários estão acessando a plataforma
- Dispõe de geração de diversos gráficos quantitativos e demonstrativos
- Gráfico demonstrativo de setores que mais participam de documentos de certo tipo
- Acompanhamento das estatísticas de uso
- Visão geral das demandas não resolvidas, lidas ou com notas baixas
- Relatório de controle de todos os protocolos gerados
