A solução GED trata do Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou seja, uma tecnologia que tem por objetivo capturar, processar, armazenar, indexar, compartilhar e fazer backups de todas as informações de uma instituição.
Não existe mais nenhuma dúvida a respeito das possibilidades e vantagens que a área da tecnologia da informação oferece às empresas privadas, órgãos públicos e instituições.
Tanto no aspecto organizacional quanto na redução dos custos, a digitalização dos documentos é a melhor solução para a guarda e a localização de dados.
Isso porque documentos são guardados eletronicamente em banco de dados que podem ser acessados pelos usuários autorizados em poucos segundos, através da digitação de uma chave, como, por exemplo:
- nome da pessoa ou empresa,
- CPF ou CNPJ,
- endereço,
- número do documento,
- protocolo, etc.
Neste post, apresentaremos 5 benefícios da GED para órgãos públicos. Leia mais e confira os detalhes!
Por que órgãos públicos devem investir na GED?
A implantação da GED nos órgãos públicos leva, além dos benefícios que apresentamos na sequência, uma vantagem que merece destaque: a economia de recursos.
Para se ter ideia, um levantamento realizado no Conselho Nacional de Justiça (CNJ), apresentou números surpreendentes a partir das implantações tecnológicas realizadas naquele órgão.
A modernização tecnológica proporcionou, entre 2015 e 2021:
- economia de 25 mil toneladas de papel,
- redução do tempo das operações processuais em 90%,
- 6,2 milhões de horas de trabalho poupadas,
- economia de papel no valor de R$265 milhões.
Além disso, observa-se imediatamente outros 5 benefícios que merecem ser avaliados:
Otimização de tempo
O aproveitamento do tempo precisa receber prioridade nos órgãos públicos, tanto para melhorar a eficiência no trabalho dos servidores como para agilizar o atendimento ao cidadão.
A produtividade é percebida imediatamente a partir da implantação da solução GED, uma vez que os documentos deixam de ser arquivados fisicamente, passando para o formato digital.
Como resultado, buscas rápidas, localização imediata de documentos e atendimento de qualidade a quem busca pela informação.
Mais segurança para os dados
A partir do momento em que os documentos são digitalizados, eles passam a ter muito mais segurança, pois backups (cópias) são realizadas, portanto, elimina-se a possibilidade de perdas de informações.
Diferente dos arquivos físicos, as informações não se perdem em função da umidade do ar, tempo de deterioração dos papéis ou arquivamentos equivocados.
Centralização das informações
Além da facilidade de acesso a qualquer documento, todos os dados ficam centralizados em um único banco de dados.
Portanto, a partir de um computador, tablet ou smartphone, torna-se possível, desde que o usuário possua autorização para isso, acessar qualquer informação disponível, como, por exemplo:
- cadastro de servidores,
- cadastro de contribuintes.
- relação de imóveis,
- contratos,
- prestações de contas, etc.
Economia de espaço
Os arquivos inativos ou tradicionalmente conhecidos como “mortos” deixam de existir.
Essa ação libera salas que antes eram preparadas para abrigar dezenas de armários onde toneladas de papéis eram guardadas, podendo ser solicitados em algum momento para a análise de alguma informação ou processo.
Esses espaços físicos precisavam sofrer manutenções constantes, evitando que esses documentos pudessem se deteriorar, portanto, a limpeza e condições especiais de armazenamento se faziam necessárias.
Com a GED, essa situação deixa de existir.
Acesso remoto
Por fim, outro benefício que chama a atenção é a possibilidade existente para que um documento ou informação seja acessado a qualquer momento e a partir de qualquer lugar do mundo, desde que o usuário tenha autorização para isso e esteja conectado à internet.
Isso significa que em meio a uma reunião fora das instalações da instituição, torna-se possível o acesso a alguma informação através do smartphone ou notebook, o que, sem dúvida, é um grande diferencial.
Como se observa, é tempo de migrar para a nova realidade da gestão pública, modernizando processos e diminuindo os custos operacionais.
Deseja conhecer na prática essa possibilidade? Saiba mais sobre a Plataforma NuvGov e a ferramenta SCAN, acessando nosso site. Possuímos as tecnologias adequadas para que a solução GED faça parte do dia a dia da sua instituição!
(Imagens: divulgação)
