Um dos maiores problemas enfrentados pelas organizações, sejam elas públicas ou privadas, diz respeito às dificuldades encontradas na implementação de uma boa comunicação interna.
Um estudo realizado pela Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje) mostra que 88% dos líderes e gestores valorizam e reconhecem a importância de ações que venham a melhorar a troca de informações entre os diversos setores de um empreendimento.
De acordo com a pesquisa, o entendimento e a clareza das informações colaboram efetivamente com:
- assertividade dos projetos,
- setores falando a mesma língua,
- interpretação correta dos resultados a serem atingidos.
A dinâmica dos processos e o atendimento de qualidade ao cidadão são fatores que exigem uma comunicação interna de qualidade em todas as áreas do setor público.
Neste post, apresentaremos detalhes a esse respeito e como a adoção de soluções tecnológicas colaboram para o sucesso desse desafio. Continue lendo e confira!
A importância da comunicação interna
Não são raros os casos onde um atendente apresenta uma informação diferenciada daquilo que havia sido anteriormente explicado a alguém que busca por uma informação ou por algum serviço.
Esse fato é comum em muitas empresas e ocorre com bastante frequência no atendimento dos serviços públicos, gerando insatisfação, transtornos e descontentamentos.
A situação ocorre normalmente por falta de treinamento e capacitação das pessoas envolvidas no processo e pela ausência de ferramentas que venham a apoiar as tarefas a serem realizadas.
A comunicação interna consiste em possibilitar que todos os envolvidos em algum processo saibam exatamente como ele funciona e quais são os passos necessários para que as atividades diárias ocorram com:
- rapidez,
- qualidade,
- assertividade,
- efetividade.
Como a tecnologia beneficia a comunicação interna de entidades públicas
A comunicação interna de entidades públicas pode ser simplificada e facilitada quando conta com ferramentas tecnológicas que colaboram para a automação dos processos e no acompanhamento das tarefas a serem realizadas.
Esse é o caso de sistemas e soluções que possibilitam:
- gerenciamento dos conteúdos relacionados às diversas atividades da organização,
- automatização e revisão de todas as tarefas,
- digitalização, indexação automática e geração de documentos digitais,
- gestão e integração de fluxos, além da criação de novos processos de forma fácil e rápida.
Essas possibilidades permitem que um órgão ou empresa pública alcancem grandes resultados:
No controle de fluxo de informações
A tecnologia aplicada à comunicação interna permite uma efetiva gestão do fluxo das informações, onde os diversos profissionais envolvidos nos processos sabem o que fazer e como dar prosseguimento à tarefa para que ela seja concluída.
Isso significa que o próprio sistema faz a consistência do que foi realizado, registra as tarefas desenvolvidas e colabora para que o encaminhamento do processo ocorra da forma correta e no tempo desejado.
Na organização de dados
Outro ponto fundamental para o sucesso da comunicação interna está na organização de dados.
Trata-se da captura, armazenamento, facilidade de acesso, tratamento e disponibilização das informações, permitindo que decisões possam ser tomadas de maneira assertiva e em um curto espaço de tempo.
Na agilidade das atualizações
Por fim, a agilidade nas atualizações das informações é um fator imprescindível para que todos os envolvidos nos processos organizacionais de uma entidade pública possam sempre acessar dados corretos, atualizados e que correspondam com as necessidades de suas atividades.
Essa ação evita os conhecidos “ruídos” na comunicação interna, especialmente no que se refere a setores onde os fluxos e os processos são dinâmicos.
Agora que você conhece mais sobre esse importante assunto que afeta a qualidade dos serviços públicos oferecidos à população e favorece a obtenção dos resultados esperados pela administração pública, conheça as soluções NuvGov e saiba como podemos contribuir para a implantação da tecnologia no dia a dia da sua organização!
(Imagens: divulgação)
